DEFINICIÓN DE UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA

UNIVERSIDAD ESTATAL DE MILAGRO

RESUMEN

La Universidad Estatal de Milagro requiere de carácter improrrogable de un sistema de gestión

documental, el cual deberá ser compuesto de técnicas archivísticas y herramientas para

administrar eficientemente los documentos generados por las actividades de sus dependencia ya

que se debe atender los trámites de cada proceso institucional y tomar decisiones finales, además

de la necesidad imprescindible de consultar documentos, que los mismos se encuentren

organizados y disponibles con un tiempo de respuesta mínimo. La implementación de este sistema

de gestión documental demandará trabajo permanente, por lo que sería necesario la creación

legal de una unidad departamental que se encargue de su funcionamiento, así como también

requiere de un equipo de trabajo que se encargue de gestionar los documentos de manera

técnica, generando ahorro de tiempo y que sirva como un referente para las demás entidades

públicas en cuanto a la organización de la documentación que respalde los hechos económicos y

demás requerimientos de usuarios internos como externos, evitando demoras en su búsqueda y/o

duplicidad de tareas. El contar con un sistema de gestión documental dará lugar a actividades

metodológicas desde la clasificación de los documentos con el registro y entrada, la entrega del

trámite de forma inmediata al proceso de encargado de realizarlo y su retroalimentación.

Observando el ciclo vital de los documentos (activos, pasivos, intermedios e históricos), velará por

el buen manejo de la organización, descripción, transferencia, depuración, conservación y acceso

a los documentos acordes a la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública,

las Normas de Gestión Documental para la Entidades Públicas. En cuanto a la metodología

aplicada, se consideró el método deductivo e inductivo los cuales fueron de suma importancia para

la consecución de los resultados.

Palabras clave: actividades metodológicas - ahorro de tiempo - creación legal - documentos -

entidades públicas - hechos económicos – normas de gestión documental - sistema de gestión

documental - técnicas archivísticas – trámites

https://www.eumed.net/rev/cccss/2018/09/sistema-gestion-documental.html

https://www.researchgate.net/publication/327644337_DEFINICION_DE_UN_SISTEMA_DE_GESTION_DOCUMENTAL_EN_LA_UNIVERSIDAD_ESTATAL_DE_MILAGRO?_sg=sVdzoQikwxnwipZVgEQr_vglfUu8240rPlrTfLUlteQc3tPdXNAcMGEKMa9cuso0vqxjW9iOixo7jQ.eFlvVNRoFXDJKYlEiJXxk8r0sZow5ERwT9K1YlKzJl-Dwxo5fMQ0RsEhjPpjZoESENB8srqZR4tSkPkgrfdqng&_sgd%5Bnc%5D=0&_sgd%5Bncwor%5D=0